Homeoffice - das passende technische Setup

Montag, 30 März 2020.

Das passende technische Setup, um optimal im Homeoffice arbeiten zu können

Für das Erledigen meiner Arbeit muss ich ins Büro gehen. Was viele Jahre galt, entspricht in vielen Branchen längst nicht mehr der Realität. In den letzten Jahren haben sich die Technik und die zu Verfügung stehenden Tools so rasant weiterentwickelt, dass inzwischen ein verteiltes Arbeiten aus technischen Gesichtspunkten kein Problem mehr darstellt. Im folgenden haben wir euch einige nützliche Tools aufgeführt, mit denen ihr noch effektiver aus dem Homeoffice zusammenarbeiten könnt.

Slack – für die Online-Kommunikation

Kurz über den Tisch rufen, um eine Frage zu stellen? Eine neue Idee oder ein Problem mal eben schnell mit dem Kollegen besprechen? Im Homeoffice nicht möglich! Oder doch? Heutzutage gibt es viele gute Kommunikationsmöglichkeiten, die auch funktionieren, wenn man sich physisch nicht am selben Ort befindet. Chat-Programme, wie z. B. Slack, schaffen hier Abhilfe. Dadurch kann die Kommunikation unter den Kollegen genauso stattfinden wie im Büro. Neben Einzel- und Gruppenchats bieten die meisten Tools auch die Möglichkeiten, in themenbezogenen Bereichen zu chatten. Das bringt den Vorteil mit sich, dass Informationen zum einen nachträglich noch auffindbar sind und zum anderen, dass die Kommunikation im Unternehmen an Transparenz gewinnt. Wir bei freeyou nutzen Slack bereits seit unserem Start und haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht.

Weitere Alternativen: Microsoft Teams oder Mattermost

Zoom – für die Videokonferenz

Telefonkonferenzen kennen sicherlich die meisten, aber wie sieht es mit Videokonferenzen aus? Das Gegenüber auch zu sehen, hebt die digitale Kommunikation auf eine andere Ebene. Reaktionen, wie Gesichtsausdrücke, fragende Blicke oder einfache Handzeichen können so wahrgenommen werden und tragen so ehrlich zur Steigerung der Kommunikation bei. Eine der populärsten Anbieter von Videolösungen ist Zoom. Wir bei freeyou nutzen Videokonferenzen nicht nur für unsere beruflichen Meetings, sondern treffen uns auch mal zur Mittagspause oder zum kurzen Kaffeeklatsch in einem Video Call. Das ist uns besonders wichtig, insbesondere wenn alle aus dem Homeoffice arbeiten, denn dann bleibt auch mal Zeit, über andere Dinge als die Arbeit zu sprechen. Eben das, was man sonst im Büro am Kaffeeautomaten oder in der Mittagspause macht.

Weitere Alternativen: Google Hangout

Jira – für die Projektorganisation

Agiles Arbeiten kann auch remote sehr gut funktionieren. Unterstützende Tools, wie z. B. Jira vom australischen Softwarehersteller Atlassian, erleichtern dir die Arbeit in agilen Teams sehr. Anhand des digitalen Boards können alle Teammitglieder gemeinsam an den Themen arbeiten. Egal ob Daily oder Planning, jeder Termin kann effizient und nachvollziehbar für alle durchgeführt werden. Seit kurzem bietet Atlassian Jira für kleine Teams auch komplett kostenlos an.

Weitere Alternativen: Asana oder Trello

Google Drive – für die Datenspeicherung

Google Drive ist ein Cloudspeicher-Dienst, in dem Dokumente gesammelt und mit Team-Mitgliedern geteilt werden können. Im Grunde nichts anderes als das, was jeder von seinem eigenen PC kennt, nur werden die Dokumente nicht auf dem PC, sondern in der Cloud gespeichert. Das hat den Vorteil, dass man unabhängig von Endgerät (z.B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone) auf die Dateien zugreifen kann. Angeordnet wird alles in einer gewohnten Ordnerstruktur. Ein weiterer Vorteil von Google Drive ist, dass den Nutzern viele Office Programme zu Verfügung stehen. Jeder im Team kann zudem gleichzeitig an den Inhalten arbeiten. Veränderungen werden in Echtzeit angezeigt.

Weitere Alternativen: Dropbox

Confluence – als Wiki

Neben Dokumenten in einem Google Drive ist auch die Dokumentation in einem Wiki eine hervorragende Möglichkeit zur Dokumentation, wenn mehrere Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit Confluence gemacht, dass ebenfalls von Atlassian bereitgestellt wird.
In Confluence kann man verschiedene Bereiche für bestimmte Themen definieren. Man kann Vorlagen für wiederkehrende Beiträge (z.B. Gesprächsprotokolle oder Prozessbeschreibungen) erstellen und allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Das Bearbeiten von Inhalten wird in der Regel von allen Mitarbeitern übernommen, so dass alle gemeinschaftlich an der Dokumentation arbeiten. Ein weiterer Vorteil von Confluence ist die Vielzahl von erhältlichen Plug-Ins, die die Funktionalität von Confluence Stück für Stück ergänzen.

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